چگونه در انجام وظایف خود کارآمدتر باشید

بهره وری 10 درصد بهره وری است. من در حین تحقیق برای این پست وبلاگ به طور تصادفی به این جمله رسیدم. بیایید در این مورد توضیح دهیم. کارایی یعنی انجام سریع کارها و انجام آنها به خوبی. از سوی دیگر، برای بهره وری، باید به طور مداوم از وظایف مهم خود مراقبت کنید. بنابراین، به نوعی، کارآمد بودن بخش مهمی از بهره وری شما است.

اکنون، وقتی به نظر نمی‌رسد که نمی‌توانید کارهای روزانه خود را با سرعت بیشتری (بدون به خطر انداختن کیفیت آنها) انجام دهید، احتمالاً احساس ناامیدی می‌کنید. اما، خبر خوب این است که می توانید یاد بگیرید که چگونه در انجام وظایف خود کارآمدتر باشید.

کارآمد بودن در کار به چه معناست؟

آیا با آن صحنه‌های فیلم آشنا هستید که یک شخص واقعاً سریع تایپ می‌کند و لبخندی مطمئن بر لب دارد؟ این صحنه ها معمولاً با موسیقی پیانو شاداب دنبال می شوند. وقتی به کارایی فکر می کنم، این تصویر را در ذهنم می بینم.

وقتی صحبت از کارآیی در محل کار می شود، بیشتر از محیط بازی که قبلا ذکر شد را شامل می شود. کارایی در محل کار به این معناست که کارمندان وظایف درست را به شیوه ای مناسب و بدون اتلاف وقت و انرژی زیاد انجام دهند. به این ترتیب، کارگران با ارائه محصولات خدمات با کیفیت بیشتر به مشتریان خود کمک می کنند. بنابراین، کارکنان به رشد کسب و کار خود کمک می کنند. علاوه بر این، کارکنان کارآمد نیز مولد هستند زیرا می دانند چگونه وظایف خود را مدیریت کنند و همه وظایف را به درستی و به موقع انجام دهند.

چگونه می توانید تمرکز کنید و کار را انجام دهید؟

بیایید نگاهی بیندازیم به آنچه که می توانید انجام دهید تا بدون توجه به موقعیت شغلی خود، متمرکز بمانید و کار را به راحتی انجام دهید.

در جلسات کوتاه و به دنبال آن یک استراحت سریع کار کنید

طبق مطالعه دانشگاه ایلینویز، “انحراف کوتاه از یک کار می تواند به طور چشمگیری توانایی فرد را برای تمرکز روی آن کار برای دوره های طولانی بهبود بخشد.” بنابراین، هنگام شروع کار بر روی یک تکلیف، حتماً در جلسات کوتاه، 20 تا 30 دقیقه کار کنید، سپس یک استراحت کوتاه 5 دقیقه ای داشته باشید.

می توانید تکنیک پومودورو را امتحان کنید که از جلسات کاری 25 دقیقه ای (پومودوروس) تشکیل شده است. بعد از هر جلسه 5 دقیقه استراحت کنید. پس از اتمام چهار جلسه کاری، می توانید استراحت طولانی تری داشته باشید، حدود 30 دقیقه. اگر فکر می کنید که 25 دقیقه برای کارهای شما بسیار کوتاه است، می توانید با داشتن پومودوروهای 90 دقیقه ای کار خود را سازماندهی کنید.

در طول این پومودوروها توجه خود را به وظیفه خود جلب کنید، کارایی شما را ارتقاء می دهد.

ریتم های شبانه روزی خود را دنبال کنید

ریتم شبانه روزی یک چرخه 24 ساعته است که نام خود را از عبارت لاتین “circa diem” به معنای “حدود یک روز” گرفته است. ریتم های شبانه روزی سیستم های ذهنی و فیزیکی شما را تنظیم می کند. علاوه بر این، توانایی شما برای تمرکز بستگی به ریتم شبانه روزی شما دارد. برخی از افراد صبح ها از نظر ذهنی هوشیار هستند، در حالی که برخی دیگر در بعدازظهر یا عصر رشد می کنند.

برای اینکه در انجام تکالیف روزانه خود کارآمدتر باشید، باید روز خود را مطابق با ریتم شبانه روزی خود سازماندهی کنید. اگر می خواهید در مورد ریتم شبانه روزی خود بیشتر بدانید، حتما سطح تمرکز خود را حداقل به مدت دو هفته پیگیری کنید. به عنوان مثال، می توانید سطح انرژی خود را در یک مقیاس از 1 تا 10 در طول روز یادداشت کنید. سپس، مهمترین وظایف خود را برای بالاترین دوره های هوشیاری برنامه ریزی کنید. آن تکالیف کمتر مهم را برای دوره هایی که سطح انرژی شما پایین تر است، رها کنید.

سرگردانی و بیکاری را در آغوش بگیرید

آیا رویاپردازی می تواند مفید باشد و شما را کارآمدتر کند؟ با کمال تعجب، بله.

منوش زمردی در کتاب خود حوصله و درخشان: چگونه فاصله گرفتن از بیرون می‌تواند سازنده‌ترین و خلاق‌ترین خود شما را باز کند، درباره اهمیت سرگردانی در ذهن صحبت می‌کند:

زمانی که ذهن ما سرگردان است، چیزی به نام «حالت پیش‌فرض» را فعال می‌کنیم، مکانی ذهنی که در آن مشکلات را حل می‌کنیم و بهترین ایده‌های خود را تولید می‌کنیم، و درگیر چیزی می‌شویم که به عنوان «برنامه‌ریزی زندگی‌نامه‌ای» شناخته می‌شود، یعنی چگونه جهان خود را معنا می‌کنیم و زندگی ما و تعیین اهداف آینده.”

او همچنین اشاره می‌کند که وقتی فاصله می‌گیریم، آن موقع است که تفکر اصلی را انجام می‌دهیم.

بنابراین، به خودتان اجازه دهید 10 یا 15 دقیقه در حالی که یک کار تکراری انجام می دهید یا استراحت می کنید، رویاپردازی کنید. به این ترتیب، به راه‌های جدیدی برای مقابله با مشکلات یا کارهای پیچیده خود فکر خواهید کرد که کارایی شما را افزایش می‌دهد. بعلاوه، در طول یک جلسه یا هنگام مواجهه با یک کار چالش برانگیز، تمرکز بیشتری روی کار خواهید داشت.

به غیر از سرگردانی، بیکاری هم می تواند برای شما ارزشمند باشد. تیم کریدر مقاله‌نویس و کاریکاتوریست در کتاب کار عمیق کال نیوپورت: قوانینی برای موفقیت متمرکز در دنیای پریشان به این شرح است:

بیکاری فقط یک تعطیلات، یک تفریط یا یک رذیله نیست. به همان اندازه که ویتامین D برای بدن ضروری است، برای مغز ضروری است، و در صورت محرومیت از آن، ما از یک بیماری روانی بد شکل مانند راشیتیسم رنج می‌بریم… به طور متناقضی، برای انجام هر کاری ضروری است.»

اما، اگر خیلی سرتان شلوغ باشد و به نظر نمی‌رسد وقتتان را برای بیکاری تلف کنید، چطور؟ در اینجا چیزی است که کال نیوپورت در این کتاب پیشنهاد می کند.

«در پایان روز کاری، بررسی مسائل کاری خود را تا صبح روز بعد متوقف کنید بدون چک کردن ایمیل بعد از شام، بدون تکرار ذهنی مکالمات، و بدون نقشه‌کشی در مورد نحوه برخورد با چالش پیش رو. تفکر کار را به طور کامل تعطیل کنید.»

نیوپورت اضافه می کند که یکی از مزایای خاموش کردن این است که “زمان خاموشی به شارژ مجدد انرژی مورد نیاز برای کار عمیق کمک می کند.” و همانطور که نیوپورت تعریف می کند، کار عمیق “نوعی از کار است که عملکرد شما را بهینه می کند.”

چگونه می توانید در کار کارآمدتر و موثرتر باشید؟

همانطور که قبلا ذکر شد، بین کارایی و اثربخشی تفاوت وجود دارد. وقتی کارآمد باشید، وظایف خود را به روشی سریع و منظم به پایان می رسانید. از سوی دیگر، زمانی که شما موثر باشید، نتایج دلخواه را دریافت خواهید کرد. همانطور که می توانید تصور کنید، وقتی نوبت به وظایف شغلی شما می رسد، باید در هر دو زمینه برتر باشید. بیایید نگاهی به عملی ترین نکات برای کارآمد و موثر بودن در کار بیندازیم.

ابتدا توجه خود را به مهم ترین کارها معطوف کنید

در ابتدای هر روز به مهم ترین وظایف آن روز فکر کنید. علاوه بر این، سعی کنید واقع بین باشید و حداکثر سه تکلیف را که باید تا پایان روز به پایان برسانید، یادداشت کنید.

داشتن یک هدف روشن در ذهن و در مقابل شما به شما کمک می کند در مسیر درست بمانید و کارایی و بهره وری خود را بهبود ببخشید.

روش ماتریس آیزنهاور را امتحان کنید

یکی از مفیدترین راه‌ها برای یادگیری اولویت‌بندی، استفاده از تکنیک ماتریس آیزنهاور است. این روش مدیریت زمان به شما کمک می کند کارهای مهم را از غیر مهم جدا کنید.

روش ماتریس آیزنهاور شامل چهار ربع زمانی است:

• وظایف مهم و فوری،
• کارهای مهم اما نه فوری،
• کارهای مهم نه بلکه فوری،
• کارهای مهم و فوری نیست.

بنابراین، وظایف ربع اول اولویت شما هستند. هنگامی که آنها را تمام کردید، از ربع دوم با آنها مقابله کنید. صحبت از ربع سوم شد، باید این تکالیف را به همکاران خود محول کنید. در نهایت، وظایف ربع چهارم باید حذف شود.

از آنجایی که این روش به شما کمک می کند دید کلی تری از روز کاری خود داشته باشید، تکنیک ماتریس آیزنهاور می تواند مدیریت زمان شما را نیز بهبود بخشد. بنابراین، در انجام وظایف خود کارآمدتر و سازنده تر خواهید بود.

کمی زمان را به کار عمیق اختصاص دهید

کار عمیقی که قبلاً ذکر شد، نقش مهمی در مورد وظایف سخت یا آن دسته از تکالیفی دارد که برای موقعیت شغلی شما ضروری هستند. هنگامی که نیاز به انجام این وظایف دارید، باید تمرکز داشته باشید و به هر قیمتی از حواس پرتی خودداری کنید.

به عنوان مثال، از آنجایی که من یک نویسنده محتوا هستم، کار عمیق من شامل نوشتن وبلاگ است. برای اینکه بتوانم در یک حالت کاری عمیق قرار بگیرم، ترجیح می دهم به موسیقی کلاسیک یا موسیقی متن فیلم گوش دهم. این ژانرهای موسیقی به من کمک می‌کنند که سازنده باشم و نوشتن وبلاگ را تمام کنم.

حال، اگر با حفظ توجه و وارد شدن به کار عمیق مشکل دارید، نیوپورت آیین کار عمیق زیر را پیشنهاد می‌کند:

محل کار و مدت زمان کار خود را انتخاب کنید. شما باید یک مکان آرام برای دوره های کاری عمیق خود پیدا کنید. علاوه بر این، در صورت امکان، بخش خاصی از دفتر (خانه) خود را فقط برای کارهای عمیق اختصاص دهید. به عنوان مثال، یک اتاق کنفرانس، یک کتابخانه آرام، یا یک صندلی راحتی راحت، اگر از خانه کار می کنید. قبل از شروع کار، به این فکر کنید که چقدر باید در منطقه بمانید تا بتوانید کار را کامل کنید.

تصمیم بگیرید که چگونه کار کنید اهداف مشخصی را برای دوره کاری عمیق خود تعیین کنید. به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن مقاله ای هستید، می توانید تعداد کلمات یا تعداد زیرعنوان هایی را که باید در طول یک دوره کاری عمیق به پایان برسانید تنظیم کنید. علاوه بر این، برای جلوگیری از پرت شدن حواس خود با رسانه های اجتماعی یا اخبار، می توانید پس از شروع به کار، مسدود کننده وب سایت را نیز فعال کنید.

نحوه حمایت از کار خود را انتخاب کنید. آیین کار عمیق شما باید تمام موارد ضروری را که در حین کار به آن نیاز دارید را پوشش دهد. به عنوان مثال، یک فنجان قهوه یا یک میان وعده در صورت گرسنه شدن. به علاوه، نور مناسب و یک صندلی راحت را انتخاب کنید.

اینها تنها چند ایده برای راحت تر و مؤثرتر کردن مراسم عمیق کاری شما هستند. شما همیشه می توانید این مراسم را تغییر دهید تا برای شما و وظایف شما مناسب تر باشد.